Актуальные способы решения кадрового вопроса и стоит ли связываться с удаленными специалистами?

В жизни каждой растущей и успешной компании с разной периодичностью возникает потребность в найме новых людей. Это может быть следствием роста бизнеса, когда существующие специалисты перестают эффективно справляться с операционными задачами, может быть связано с появлением новых клиентов, задач или направлений, реализация которых потребует значительных ресурсов, или из-за возникших потребностях в специалистах с компетенциями, которые в данный момент отсутствует в вашей компании.

Как правило, если серьезно подходить к найму новых людей, то это оказывается достаточно трудоёмким, дорогим и затратным по времени процессом: необходимо провести множество собеседований, которые будут отвлекать ключевых специалистов от основной работы, оплатить работу рекрутинговых агентств, провести адаптацию и обучение новых сотрудников, разобраться с множеством мелких организационных задач. Однако для решения кадрового вопроса существует намного больше опций чем кажется на первый взгляд:

Вы можете пойти по классической схеме с поиском и наймом специалистов в штат.
Вы можете открыть филиал в регионе, где необходимые специалисты окажутся доступнее и дешевле.
Вы можете воспользоваться антикризисными подходами: введением овертаймов, мотивацией сотрудников на сверхпроизводительность, перераспределение ресурсов между менее и более приоритетными задачами. Такие подходы позволят закрыть краткосрочную или критическую потребность в кадрах.
Вы можете нанимать удаленных специалистов или формировать распределенные команды.
Вы можете делегировать некоторые задачи, проекты или целые направления аутсорсинговым компаниям.

Естественно, здесь у менеджмента возникает множество вопросов:

Как определить какой из предложенных вариантов является оптимальным выбором для решения возникших задач?
Какие есть преимущества, недостатки и подводные камни у разных подходов?
Как минимизировать риски если мы решились на работу с удаленными специалистами и аутсорсинговыми компаниями?
Как построить качественную коммуникацию, эффективное и прозрачное управление?

Давайте разбираться вместе!

Наиболее популярные подходы, их преимущества и недостатки

Найм специалистов в штат

Это классический, проверенный временем и хорошо опробованный подход. Если вы ищите кандидатов для долгосрочного сотрудничества, если для вас важно следование корпоративной культуре, управляемость и предсказуемость сотрудников– то это наиболее оптимальный вариант.

Данный подход имеет множество преимуществ:

Новые специалисты буду разговаривать с вами на одном языке и разделять ваши культурные ценности.
У вас будет максимально доступный способ коммуникации, будет идеальная прозрачность и понимание текущего статуса, планируемых активностей и возникающих проблем.
Вам не надо будет вводить новые или перестраивать существующие процессы.
У вас не будет трудностей с команд образованием, мотивацией и другими задачами по управлению персоналом.

Однако у это подхода также есть и минусы:

Найм сотрудника в штат несет определенные издержки: это оплата дополнительного офисного пространства, организация рабочего места, закупка оборудования и предоставление других бонусов.
Это определенные ограничения на объем рынка потенциальных кандидатов, найм специалиста c переселением из другого конца страны или из-за рубежа как правило достаточно трудозатратен или вообще невозможен.
Это дополнительные расходы на зарплату и налоги если стоимость специалистов в вашем регионе в среднем выше мировой.
Это всякие юридический тонкости, которые ограничивают вашу гибкость в планировании нагрузки, найме и увольнении людей.

Найм удаленных специалистов (фрилансеров)

С одной стороны, мы должны признать, что данный подход не применим к некоторым видам бизнеса, например если операционная деятельность требует очного присутствия сотрудников, однако практически в любой компании есть направления или отделы, которые допускают найм удаленных специалистов: бухгалтерия, юристы, ИТ и тому подобное.

С другой стороны, данный вариант найма персонала является максимально гибким: Вы можете нанимать как отдельных специалистов, так и команды, найти кандидата обладающим любыми произвольными компетенциям, нанимать на полную или частичную занятость, на долгосрочные проекты или на задачи, которые потребуют нескольких дней или даже часов на свое выполнение.

Преимущества:

Экономия на зарплате и других расходах. Например, специалисты из соседних регионов или стран могут обладать схожими, а может даже лучшими компетенциями по сравнению с местными, но стоить при этом значительно дешевле. Не нужно будет выделять и организовывать рабочее место, закупать оборудование и т. п.
Взаимодействие может быть максимально гибким: произвольные нагрузки (да, удаленные специалисты могут работать более 40 часов в неделю, но этим лучше не злоупотреблять), паузы, расширения или сокращения команды в соответствии с текущими потребностями вашего бизнеса.
Так как у вас неограниченная географическая область для поиска кандидатов, вы можете достаточно быстро и легко найти человека, обладающего необходимыми знаниями и опытом в любом технологическим стеке.

Недостатки:

Неизбежно произойдет снижения качество коммуникации, и потребуется определенная перестройка рабочих процессов: работа с удаленными сотрудниками потребует введение дополнительных управленческих практик и систем контроля.
Работа с распределенными командами приведет к снижения общего уровня кибер безопасности, к появлению дополнительных управленческих и организационных рисков: удаленные специалисты могут оказаться недоступными в нужный момент из-за технических или других факторов, могут достаточно быстро покинуть ваш проект если появилось что то более выгодное для них, могут неожиданно уехать в отпуск, и так далее. Конечно все эти риски легко митигируются при правильном построение процессов, но тем не менее о них стоит помнить при работе с удаленными специалистами.

Работа с аутсорсинговыми компаниями

Данный подход практически идентичен работе с удаленными специалистами: у вас также есть возможность быстро находить людей с нужными компетенциями, вы можете экономить на зарплатах и офисных издержках, вы можете быть гибкими в вопросах организации команды, но, есть и ряд существенных отличий. Так как здесь вы имеется дело с компаниями, специализирующимися на оказании подобных услуг, то с одной стороны вы получаете высокое качество сервиса, обширный опыт, проработанные процессы и грамотно составленные договора. С другой стороны, цена за сервис будет значительно выше по сравнению с удаленными специалистами. У вас будет меньше гибкости в управлении размером и загрузкой вашей команды.

Преимущества:

Все те же что и для удаленной команды, плюс, так как такие компании имеют большой опыт по организации удаленной работы, они смогут помочь вам построить грамотные процессы и избежать потенциальных проблем. Вы будете намного лучше юридически защищены в случае возникновения любых штатных и нештатных ситуаций

Также, в случае работы с аутсорсинговой компании у вас появляются ряд дополнительных опций:

Вы можете временно переместить всех удаленных специалистов в свой офис (на все время проекта или лишь на время его старта). В этом случае работники будут трудоустроены в аутсорсинговой компании, но при этом вы можете использовать все подходы и процессы как при работе со штатными специалистами. Правда данная опция не очень популярна, в основном из-за финансовых издержек.
Вы можете целиком передать проект на исполнение в аутсорсинговую компанию. Большинство аутсорсинговых компаний достаточно компетентны и обладают всеми необходимыми специалистами, чтобы успешно реализовать любой проект от начала до конца. Вы в этом случае можете осуществлять высокоуровневое управление и контроль.
Вы можете просто строить распределенную команду из специалистов, которые предоставляет аутсорсинговая компания. При этом, так как они будут штатными сотрудниками в компании партнере - вы снимите большинство технических, коммуникационных и организационных рисков. Управление ресурсами будет намного более предсказуемое и стабильное.

Недостатки:

Более высокая стоимость за сервис и более низкий средний уровень компетенций по сравнению с классическими удаленщиками. (К сожалению, реальность такова, что штат аутсорсинговой компании состоит из специалистов разного уровня, а продать их надо всех. Соответственно аутсорсинговая компания старается формировать проектные у удаленные команды из людей разного уровня, чтобы получать в среднем приемлемый уровень компетенций).
Не полностью гибкое управление ресурсам - вам не получится так просто поставить команду на паузу или увеличить ее за сравнительно короткий срок, поскольку в контрактах практически всех аутсорсинговых компаний есть пункты требующие уведомление о планируемых изменения размеры команды за несколько месяцев до непосредственного события.
Процессы как правило больше адаптированы не на результат, а на защиту интересов аутсорсинговой компании.
К тому же, довольно часто, аутсорсинговые компании оказываются просто посредниками, с хорошо раскрученным и адаптированными под поисковики профилем, которые перепродают время удаленных или нанятых специалистов по более высокой стоимости, при этом неся минимум риска и ответственности. Будьте бдительны и избегайте подобных компаний!

Перевод штатных сотрудников на удаленную работу

Иногда в силу технических причин или иных форсмажоров, таких, как например эпидемия Covid-19 компании, вынуждены переводить своих сотрудников на удаленный режим работы. Весьма желательно, чтобы такое изменение не являлись чрезвычайным стрессом для рабочих процессов, не приводили к системным сбоям, утечкам информации и к потерям клиентов. Поэтому в идеале, всем компания крайне рекомендуется адаптировать сетевую инфраструктуру, процессы и способы коммуникации таким образом чтобы они были способны переходить на удаленную работу с незначительными коррекциями и за минимальное время. В этом случае вы будете намного более гибки в подходах и возможностях по расширению компании и оптимизации расходов, минимизируете потери и риски в случае, если внешние или внутренние обстоятельства заставляют вас частично или полностью перейти на удалённую работу...

Резюме

Итак, как вы видите найм удаленных специалистов, создание распределенных команд, делегирование задачи на аутсорc оказываются выгодной и оправданной мерой во многих ситуациях. К тому же перестройка инфраструктуры, процессов и способов коммуникации на поддержку удаленного режима работы делает вашу компанию намного гибче, устойчивее и приспособление к новым вызовам и потенциальным форсмажорам.

В следующей статье мы подробно рассмотрим наиболее удачные подходы по митигированию управленческих и коммуникационных рисков, а также лучшие практики по построению процессов и систем контроля необходимых для успешной организации работы с удаленными специалистами.