Modes de solution de questions de personnel et faut-il travailler avec des spécialistes à distance?

Dans l’activité de chaque entreprise prospère et en pleine croissance, il faut plus ou moins fréquemment recruter de nouvelles personnes. Cela pourrait être la conséquence de la croissance commerciale, lorsque les spécialistes existants n’arrivent plus à gérer efficacement des tâches opérationnelles, ce qui pourrait être lié à l’apparition de nouveaux clients, tâches ou domaines, dont la mise en œuvre nécessitera des ressources importantes, ou en raison des besoins de spécialistes avec des compétences actuellement absentes dans votre entreprise.

Généralement, si vous percevez sérieusement le recrutement de nouvelles personnes, cela s'avère être un processus fastidieux, coûteux, exigeant beaucoup de temps: il faut procéder à de nombreux entretiens qui détourneront les spécialistes clés de leur travail principal, payer le travail des agences de recrutement, adapter et former de nouveaux employés, gérer de nombreuses petites tâches organisationnelles. Cependant, il existe beaucoup plus d'options pour résoudre la question relative au personnel qu'il n'y paraît à première vue:

Vous pouvez choisir le schéma classique de recherche et d'embauche de spécialistes.
Vous pouvez ouvrir une succursale dans la région où les spécialistes nécessaires seront plus accessibles et moins chers.
Vous pouvez recourir à des approches anti-crise: introduction d'heures supplémentaires, motivation des salariés à la surperformance, redistribution des ressources entre les tâches de priorité inférieure et supérieure. De telles approches permettront de combler le besoin de personnel à court terme ou critique.
Vous pouvez recruter des spécialistes à distance ou former des équipes réparties.
Vous pouvez déléguer certaines tâches, projets ou directions entières à des sociétés d'externalisation.

Bien sûr, le management aura de nombreuses questions:

Comment déterminer laquelle des options proposées est le choix optimal pour résoudre des problèmes apparus?
Quels sont les avantages, les inconvénients et les pièges des différentes approches?
Comment minimiser les risques si nous décidons de travailler avec des spécialistes à distance et des sociétés d'externalisation?
Comment construire une communication de qualité, une gestion efficace et transparente?

Découvrons-le ensemble!

Les approches les plus populaires, leurs avantages et inconvénients

Recrutement de spécialistes

Il s'agit d'une approche classique, déjà testée par le temps. Si vous recherchez des candidats pour une coopération à long terme, s'il est important pour vous de suivre la culture d'entreprise, la dirigeabilité et la prévisibilité des employés, alors c'est la meilleure option.

Cette approche présente de nombreux avantages:

Les nouveaux spécialistes parleront la même langue avec vous et partageront vos valeurs culturelles.
Vous aurez le moyen de communication le plus accessible, il y aura une transparence idéale et la compréhension de l'état actuel, des activités prévues et des problèmes qui se posent.
Vous n'aurez pas besoin d'introduire de nouveaux processus ou de reconstruire des processus existants.
Vous n'aurez pas de difficultés liées à la composition d’équipes, la motivation et les autres tâches de gestion du personnel.

Cependant cette approche présente des inconvénients:

Le recrutement d'un salarié entraîne certaines dépenses: il s'agit du paiement d'un espace de bureau supplémentaire, de l'organisation d'un siège de travail, de l'achat du matériel et de l'octroi d'autres bonus.
Certaines restrictions du volume du marché des candidats potentiels, le recrutement d'un spécialiste avec sa réinstallation depuis l'autre bout du pays ou de l'étranger est généralement assez coûteuse, voire impossible.
Des coûts salariaux et des dépenses supplémentaires fiscales si le coût des spécialistes dans votre région est en moyenne plus élevé que celui dans le monde.
Toutes sortes de subtilités juridiques limitant votre flexibilité dans la planification de la charge, le recrutement et le licenciement des personnes.

Recrutement des spécialistes à distance (des indépendants)

D'une part, il faut accepter que cette approche n'est pas applicable à certains types d'entreprises, par exemple, si l’activité opérationnelle nécessite la présence d'employés, cependant, dans presque toute entreprise, il y a des domaines ou des départements qui permettent de recruter des spécialistes à distance: comptabilité, juristes, technologies de l'information, etc.

D’autre part, cette option de recrutement du personnel est aussi flexible que possible: vous pouvez engager à la fois certains spécialistes, ainsi que des équipes, trouver un candidat avec des compétences arbitraires, embaucher à temps plein ou partiel, pour des projets ou des tâches à long terme qui prendront plusieurs jours voire heures pour leur exécution.

Avantages:

Économies sur les salaires et autres dépenses. Par exemple, les spécialistes des régions ou des pays voisins peuvent avoir des compétences similaires, voire meilleures par rapport à celles des spécialistes locaux, mais toutefois, ils seront considérablement moins chers. Il ne faudra pas mettre à disposition et organiser un espace de travail, acheter du matériel, etc.
L'interaction peut être la plus flexible possible: charges arbitraires (oui, les spécialistes à distance peuvent travailler plus de 40 heures par semaine, mais mieux vaut ne pas en abuser), pauses, augmentation ou réduction de l'équipe conformément aux besoins actuels de votre business.
Étant donné que vous disposez d'une zone géographique illimitée pour rechercher des candidats, vous pouvez assez rapidement et facilement trouver un spécialiste possédant des connaissances et l'expérience nécessaires dans n'importe quelle pile technologique.

Inconvénients:

La diminution de la qualité de la communication en résultera inévitablement et un certain réaménagement des processus de travail sera nécessaire: le travail avec des employés à distance nécessitera l'introduction de pratiques de gestion et de systèmes de contrôle supplémentaires.
Le travail avec des équipes réparties mènera à la diminution du niveau général de cybersécurité, à l'apparition de risques supplémentaires de gestion et d'organisation: les spécialistes à distance peuvent être indisponibles au moment nécessaire à cause des facteurs techniques ou autres, ils peuvent quitter assez rapidement votre projet si quelque chose de plus avantageux surgit, peuvent partir en vacances soudainement, etc. Bien sûr, tous ces risques sont facilement atténués grâce à la construction correcte des processus, cependant, il faut les prendre en considération si vous travaillez avec des spécialistes à distance.

Travail en collaboration avec des sociétés d'externalisation

Cette approche est presque identique au travail avec des spécialistes à distance: vous avez également la possibilité de trouver rapidement des personnes avec des compétences nécessaires, vous pouvez économiser sur les salaires et les dépenses de bureau, vous pouvez être flexible dans les questions de l'organisation de votre équipe, cependant, il y a également plusieurs différences considérables. Comme il est question des entreprises spécialisées dans la fourniture de tels services, vous bénéficiez d'une part d'un service de haute qualité, d'une grande expérience, de processus bien étudiés et de contrats élaborés d'une façon compétente. D’autre part, le prix du service sera considérablement plus élevé que celui des spécialistes à distance. Vous aurez moins de flexibilité dans le contrôle du volume et de la charge de votre équipe.

Avantages:

Tout comme pour une équipe à distance, et aussi, comme ces entreprises ont une grande expérience dans l'organisation du travail à distance, elles peuvent vous aider à construire des processus compétents et à éviter des problèmes potentiels. Vous serez bien mieux protégé du point de vue juridique en cas de n’importe quelle situation ordinaire ou imprévue.

De même, dans le cas de travail avec une entreprise d'externalisation, vous aurez quelques options supplémentaires:

Vous pouvez déplacer temporairement tous les spécialistes à distance dans votre bureau (pour toute la durée du projet ou uniquement pour la période de son démarrage). Dans ce cas, le personnel sera employé dans l’entreprise d'externalisation, mais vous pourrez utiliser toutes les approches et processus comme dans le travail avec des spécialistes sur place. Mais cette option n'est pas très populaire, principalement à cause des coûts financiers.
Vous pouvez transférer l'ensemble du projet à une entreprise d'externalisation pour effectuer son exécution. La plupart des entreprises d'externalisation sont suffisamment compétentes et disposent de tous les spécialistes nécessaires pour bien réaliser n'importe quel projet du début à la fin. Dans ce cas, vous pouvez effectuer une gestion de haut niveau et un contrôle.
Vous pouvez simplement former une équipe répartie de spécialistes fournis par une entreprise d'externalisation. Par ailleurs, comme ils seront employés dans l'entreprise partenaire, vous supprimerez la plupart des risques techniques, de communication et d'organisation. La gestion des ressources sera beaucoup plus prévisible et stable.

Inconvénients:

Coût du service plus élevé et niveau moyen de compétence inférieur par rapport aux employés à distance classiques. (Malheureusement, la réalité est telle que le personnel d'une entreprise d'externalisation se compose de spécialistes de différents niveaux, tout de même, il faut les vendre tous. Ainsi, l’entreprise d'externalisation essaye de former des équipes de projet à distance de personnes de différents niveaux afin d'obtenir un niveau de compétence acceptable en général).
Gestion des ressources flexible incomplète - vous ne serez pas capable de mettre en pause l'équipe sans difficulté ou de l'augmenter dans un court délai, parce que dans les contrats de presque toutes les sociétés d'externalisation il y a des clauses exigeant la notification des changements dans l’équipe prévus plusieurs mois avant l'événement réel.
Les processus sont d’habitude plus orientés non pas au résultat, mais à la protection des intérêts de l'entreprise d'externalisation.
De plus, assez souvent, les entreprises d'externalisation sont simplement des intermédiaires, avec un profil bien promu et adapté aux moteurs de recherche, qui revendent le temps des spécialistes à distance ou embauchés à un coût plus élevé, tout en portant un minimum de risque et de responsabilité. Soyez vigilant et évitez ce type d’entreprises!

Passage au travail à distance des employés

Parfois, pour des raisons techniques ou autres cas de force majeure, comme, par exemple, l'épidémie de Covid-19, les entreprises sont obligées d’organiser le travail de leurs employés à distance. Il est bien souhaitable qu'un tel changement ne soit pas un stress extraordinaire pour les processus de travail, n'entraîne pas d’incident du système, de fuites d'informations et de perte de clients. C’est pourquoi, il est fortement recommandé à toutes les entreprises d'adapter l'infrastructure de réseau, les processus et les méthodes de communication pour qu’elles puissent passer au travail à distance avec des modifications peu considérables en peu de temps. Dans ce cas, vous serez beaucoup plus flexible dans les approches et les opportunités de l’augmentation de l'entreprise et optimiser les charges, minimiser les pertes et les risques si des circonstances externes ou internes vous obligent à passer partiellement ou complètement au travail à distance ...

Résumé

Ainsi, comme vous voyez, le recrutement des spécialistes à distance, la création des équipes réparties, la délégation des tâches à l'externalisation s'avère être une mesure rentable et justifiée dans plusieurs situations. De plus, la reconstruction de l'infrastructure, des processus et des méthodes de communication de soutien du mode de travail à distance rend votre entreprise beaucoup plus flexible, stable et adaptable aux nouveaux défis et aux éventuels cas de force majeure.

Dans le prochain article, nous examinerons en détail les approches les plus efficaces pour atténuer les risques de gestion et de communication, ainsi que les meilleures pratiques de construction de processus et de systèmes de contrôle nécessaires à organiser avec succès le travail avec des spécialistes à distance.