Organisation der Remote-Arbeit. Hauptrisikozonen und beste Steuerungsverfahren.

Wie haben wir im vorherigen Artikel geschrieben, gelten die Einstellung der Remote-Fachleute, die Gestaltung der zugeordneten Besatzungen, die Aufgabendelegation an den Auslagerungsunternehmen als günstige und berechtigte Vorkehrungen in vielen Umständen. Dabei macht die Neugestaltung der Infrastruktur, der Prozesse und der Kommunikationsmodi zur Unterstützung des Remote-Modus Ihre Firma mehr flexibel, bestandsfähig und adaptiert zu neusten Herausforderungen und potenziellen höheren Gewalten.

Dennoch ist die richtige Organisation der Remote-Arbeit keinesfalls eine Selbstverständlichkeit. Sie werden benötigen, die bestehenden Verwaltungsverfahren umzubauen und die neusten einzuführen, die qualitative Kommunikation zu organisieren, die Transparenz, die Kontrolle und die Steuerung sämtlicher Prozesse zu sichern.

Lassen wir uns die wichtigsten Verwaltung- und Organisationsverfahren, notwendige für erfolgreiche und produktive Arbeit im Remote-Modus, als auch bessere Wege für ihre Einführung behandeln.

Kommunikation

Für sämtliche modernen Prozesse, umso mehr für flexible, wie Scrum, Kanban, Rup, XP, gilt die Kommunikation als A und O. Beliebiger Agile-Prozess ist so ausgestaltet, um die Spezifikationsschreibung und die Gestaltung von großen Backlogs zugunsten der Bereitheit zu den Änderungen und zur Zusammenwirkung zwischen den Leuten zu minimieren. Natürlich ist die Kommunikation dem größten Stress im Falle der Umstellung aufs Remote-Arbeitsmodus ausgesetzt: Sie haben keine Möglichkeit, sich zum Kollegen oder zur Kollegin anzunähern, ihn oder sie auf die Schulter zu schlagen, die entstandene Fragen zu besprechen und klare Antworten zu bekommen, und stattdessen müssen Sie die Gadgets und die spezialisierten Programme nutzen, die Zeit zu verhandeln, zusätzliche Kräfte vergeuden, um Ihre Gedanken mitzuteilen und der Antwort korrekt zu verstehen. Nicht immer wird notwendiger Mitarbeiter an seiner Stelle, nicht immer wird die Qualität und die Kommunikationsgeschwindigkeit gut, nicht immer wird es leicht, Ihre Fragen mitzuteilen, und nicht immer werden Sie die Antworten richtig und ohne Entstellung zu verstehen. All dies sieht wie ein ernstes Problem aus, das die Möglichkeit der effektiven Remote-Zusammenarbeit infrage stellt, aber, in der Tat, nicht alles so traurig ist! Unten haben wir die Liste der besten Verfahren angebracht, die die Kommunikation in den zugeordneten Besatzungen maximal problemlos machen werden.

  • Nutzen Sie, bitte, die Kommunikationsmittel mit dem maximal weiten Informationskanal. Das heißt, sollten Sie im Idealfall den Gesprächspartner nicht nur hören, sondern auch sehen, die Möglichkeit haben, die Abbildungen vom eigenen Bildschirm mitzuteilen und den Bildschirm vom Gesprächspartner zu sehen, die Möglichkeit haben, am Bildschirm des Redners zu zeichnen oder auf eine andere Weise eigene Gedanken und Fragen zu visualisieren. Demnach soll man die einfachen Telefongespräche vermeiden und statt dieser die Applikationen auszunutzen, die zusätzlich zum Audioinhalt die Videoübertragung ermöglichen: Slack, Zoom, Skype, Google Meeting, usw. Ein solches Kommunikationsverfahren wird die Geschwindigkeit und die Qualität der Übertragung deutlich verbessern.
  • Senden Sie obligatorisch die Nachfolgerungen, wenn bei der Besprechung etwas Wichtiges diskutiert würde. Dieser Regel gilt für jede Besprechungsart, sowohl für offline, wenn alle Leute körperlich in einem Ort anwesend sind, als auch für online, wenn die Teilnehmer sich fern kommunizieren. Aber trotzdem ist die Befolgung dieser Empfehlung nämlich für den Fall der Online-Besprechungen kritisch wichtig, soweit die Kommunikationsqualität und das Kommunikationsverfahren bestimmte Verluste und Beschädigungen beim Informationsaustauschprozess mitbringen werden. Bei der Nutzung der Nachfolgerungen werden Sie immer sicher, dass alle Seiten recht einander verstanden hätten, könnten Sie eventuelle Verluste und Störungen vermeiden, als auch werden Sie immer die strukturierten Besprechungsergebnisse und die Geschichte der Entscheidungsfunktion haben.
Im Falle der Arbeit mit den Remote-Fachleuten und den Auslagerungsunternehmen:
  • Lassen Sie sich eine Remote-Besatzung aus Leute gestalten, die eine gute und verständliche Sprache sprechen [Diese kann sowohl Deutsch als auch Ihre Muttersprache sein]. Glauben Sie, bitte, werden eine schreckliche Aussprache oder schwache Sprachkenntnisse große Probleme in der Kommunikation zur Folge haben: Verzögerung der Gespräche, Abwesenheit des klaren Verständnisses des behandelnden Gegenstandes, Ärger seitens Besprechungsteilnehmer, Verkehrung der eingeleiteten Aufgaben, usw...
  • Lassen Sie sich die Besatzung aus den Leuten gestalten, die in den benachbarten Zeitzonen leben. Unterschiede die Arbeitszeit der Besatzungsteilnehmer mehr als für 6 Stunden, so wird das Zusammenwirken sehr erschwert, die Lösung von einigen Fragen wird bis zum nächsten Arbeitstag verlängert, es wird problematisch, die Besprechungen zu organisieren und die Probleme operativ zu lösen.
  • Werde die Zahl der Beteiligten in der Entwicklung mehr als zehn, so ist es im solchen Fall erwünscht, mehrere Kreuzfunktionsbesatzungen zur Leistungsaufbesserung zu gestalten und das Scrum aus der Scrums zu formieren. Die Besatzungen lassen sich geografisch gestalten. Das heißt, die Leute in selber Ortung zu selber Besatzung gehören sollten. Es wird deutlich innere Besatzungskommunikation und ihre Leistung vereinfachen.
  • Nehmen Sie in Betracht die kulturellen Besonderheiten Ihrer Partner. Vermeiden Sie die Witze oder die Themen, die falsch verständlich oder sensibel für die Remote-Besatzungsmitglieder könnten sein.

Sicherheit

Beim Umstellung aufs Remote-Arbeitsmodus steigen die Erfordernisse zur Sicherheit mehrmals.

  • Erstens solle in diesem Fall der Zutritt zu den sämtlichen notwendigen Ressourcen, wie der Kode- und Dokumentenspeicher, der Datenbank, die Applikationen zur Projektsteuerung usw., den Remote-Arbeitern vorgestellt, so wird das zur Reduzierung des gesamten Sicherheitsniveaus und zur Erscheinung neuer potenzieller Schwachpunkte führen.
  • Zweitens können böswillige Benutzer Ihre geschützte Kontur durch das Ausrüstugsknacken der Remote-Fachleute vordringen, auch wenn die Zugriffskanäle vollständig geschützt sind.
  • Drittens ziemlich selten, aber man kann unehrenhafte Remote-Fachleute oder Freiberufler treffen, die Ihr Applikationskode, Personendaten oder andere wichtige Informationen für Allgemeinzutritt weitergeben können.

Demnach sollten mindestens die nächsten Verfahren realisiert werden:

  • Der Remote-Zugriff solle durch die Fachleute und im Einklang mit den letzten Sicherheitsempfehlungen konfiguriert werden: Nutzen Sie, bitte, die wertvolle Differenzierung der Rechte [Ermöglichen Sie den Remote-Zugriff nur zu benötigen Ressourcen], die VPN-Tunnels, die zweifache Autorisation, den Zugriff nur aus festgestellten IP-Adresse, usw.
  • Erfordern Sie die Installation und die reguläre Aktualisierung moderner Antiwirren-Software an den Ausrüstungen der Remote-Fachleute. Einige Firmen stellen eigene Ausrüstungen mit richtig angesteuerten Schutzsystemen für die Remote-Arbeiter vor.
  • Die Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) solle von allen Remote-Arbeitern gezeichnet werden.
  • Sämtliche Daten, zu denen die Remote-Arbeiter den Zugriff haben, sollen so transformiert werden, um sämtliche wichtige und sensible Informationen ausgeblendet würden.

Projektsteuerung

Im Falle der Arbeit mit einer Remote-Besatzung ist es notwendig, eine Reihe zusätzlicher Verfahren in die Agile-Prozesse zur Projektsteuerung einzupflegen:

  • Eine herkömmliche weiße Tafel mit den Aufklebern wird Ihnen ja zur Planung und zur Sprint-Pflege oder zur Backlog-Befüllung nicht reichen. Sie werden einige spezielle Applikationen zur Aufgabengestaltung, zur Backlog-Formierung, zur Statusverfolgung und zur Aufgabeneinteilung zwischen Leuten benötigen. Diese Applikationen sollen die Navigation, das Editieren und die Beurteilung der Aufgaben, die Aufgabenzuordnung für die Mitarbeiter, die Sprinten-Formierung, die Abwicklung der nützlichen Berichte (solcher wie TBB, Jira, Azure DevOps oder andere) usw. ermöglichen.
  • Auch im Falle der Arbeit mit zugeordneten Besatzungen werden mehrfach die Wichtigkeit und beziehungsweise die Arbeitskosten für einzelne Projektaktivitäten steigen:
    • Es wäre notwendig, sämtliche auftretenden Fragen, Vorschläge, Bemerkungen usw. anzusammeln und zu dokumentieren.
    • Die passende Zeit mit den sämtlichen Teilnehmern abzustimmen, die Besprechungen festzustellen und durchzuführen.
    • Die Nachfolgerungen zu erstellen und zu übersenden.
    • Die Projektstatistiken anzusammeln und diese gemäß einem bequemen und verständlichen Verfahren zu visualisieren.
    • Die Gesundheit, die Geschwindigkeit, die Qualität und andere Charakteristiken des Projektes zu überwachen. Die Besatzung auf nicht offensichtliche Probleme und Verzögerungen zu achten.
    • Und so weiter...

Eigentlich, um erfolgreich alle oben angeführten Aufgaben zu bewältigen, werden Sie höchstwahrscheinlich einen zugeordneten Mitarbeiter brauchen (Projektmanager). Schwer vorstellbar ist, dass alle Besatzungsmitglieder nebenbei fachgerecht und rechtzeitig sämtliche organisatorischen Aktivitäten erfüllen werden. Weitaus besser ist, diese Rolle des Fachmanns zu übernehmen, und der Besatzung sich auf den unmittelbaren Verantwortlichkeiten richten zu ermöglichen. Die Rolle des Projektmanagers in der zugeordneten Besatzung ist an der Etappe des Projektstarts besonders wichtig und ernst belastet: bei der Anfangsgestaltung der Besatzung und bei der Ansteuerung der Kommunikationen und Prozesse. Jedoch mit der Zeit, nachdem die Besatzung auf die Etappe der Normalisierung und maximaler Effektivität übergehen wird, werden die Hauptprozesse angesteuert und für alle Teilnehmer verständlich: Die Belastung des Projektmanagers und die Notwendigkeit seines ständigen Beiseins werden im Projekt deutlich verhindern. In diesem Fall kann er beim Starten helfen oder in irgendwelchen komplizierten Situationen andere Besatzungen und Projekte unterstützen. Darüber hinaus ist es immer im Gedächtnis haben, dass ein Mitarbeiter mit solchen Kompetenzen in Ihrer Firma fehlt: Sie werden ohne Schwierigkeit einen professionellen Projektmanager als einen Remote-Mitarbeiter einzustellen!

Sicherung der Transparenz der Prozesse

Es ist offenbar, dass die Umstellung aufs Remote-Modus zwangsläufig die Kontrollminderung an der Aktivität der Mitarbeiter verursachen wird, wird die Möglichkeit, auf dem Laufenden der Ereignisse sein und operativ auf die entstehende Probleme reagieren, zu verringern. Mehr noch, keine Möglichkeit haben, um zu überprüfen, wo die direkten Mitarbeiter sind und womit sie sich zu diesem Zeitpunkt beschäftigen, macht viele Geschäftseigner sehr nervös. Einerseits sieht all dies wie kein großes Problem aus, wenn sämtliche Arbeitsvorgänge ja angesteuert sind: Die Besatzung besteht aus gut organisierten Fachleute, deren Sie vertrauen, alle Aufgaben sind bis zum Stichtag und mit der notwendigen Qualität erfüllt, und die entstehenden Fragen erlöst man mit Ihrer minimierter Teilnahme. Aber wie dann bei der Erscheinung der neuen Mitarbeiter? Wie dann, wenn gut angesteuerte Prozesse plötzlich fiebern beginnen: entstehen Verzögerungen, fehlerhafte oder inkomplette Implementierung der Aufgaben, die Qualitätsminderung, kritische Störungen an Clientenanwendung? Wie kann man diese Probleme im Falle des Remote-Arbeitsmodus lösen? Doch, benötigen Sie zuerst die Problemursache zu verstehen, die Weiche zu stellen und dieser Erfüllung zu kontrollieren, bevor die Probleme gelöst werden… Ich meine, es lohnt sich nicht sagen, wie eigenartig diese Aufgabe ist, wenn die Besatzung nicht im selben Ort befindet, aber dahingegen ist über die ganze Welt verstreut und durch Zeitzone verteilt. Die höchst richtige Strategie ist in diesem Fall, sämtliche Projektaktivitäten und Zusammenwirkungen auf solche Weise auszubauen, um die maximale Transparenz zu sichern. Solcher Weg wird ermöglichen, alle potenziellen Probleme – bevor sie als kritische gelten werden – festzustellen, die Auswirkung der Verwaltungslösungen zu bewerten, notwendiges Vertrauen und Verständnis zwischen sämtlichen Mitarbeitern, die in die Projektrealisierung involviert sind, zu schaffen… Lassen wir uns zurechtfinden, wie es möglich wäre, notwendiges Transparenz- und Vertrauensniveau zu gewähren.

  • Formieren Sie noch nicht das Vertrauen zur Remote-Besatzung oder erfordere die Unternehmensform eine strenge Kontrolle, so gelten solche Lösungen, wie die Nutzung der speziellen Überwachungsprogramme: Diese werden auf die Computer der Remote-Mitarbeiter installiert, werden binnen Arbeitszeit in festgestellten Zeitfenstern die Bildschirmabzüge machen, werden die Aktivität der Tastatur und der Maus bemessen. Auf solche Weise hat der Arbeitgeber immer die Möglichkeit zu kontrollieren, womit und wie viel Zeit damit sich seine Mitarbeiter beschäftigen. Gewöhnlich nutzt man solche Programme bei der Arbeit mit den Freiberuflern und bei der Bezahlung der gebrauchten Zeit statt der Arbeitserfüllung. Jedoch empfehlen wir, möglicherweise solche Wege zu vermeiden, insofern ist IT einen kreativen Fachbereich und nicht immer erwiest der Mitarbeiter, der mehr Zeit die Tastatur tastet, bessere Leistung und Qualität, und eine erhebliche Kontrolle gilt für Remote-Fachleute als ein Faktor des zusätzlichen Stresses.
  • Führen Sie die regelmäßigen Retrospektiven durch. Horen Sie aufmerksam auf die Fragen der Mitarbeiter und ihre Vorschläge. Seien Sie zu den Experimenten in den Wegen und Verfahren offen. Fülle Sie Missverständnis oder Nichteinverständnis, so wäre es besser, noch eine Besprechung durchzuführen und eine abgestimmte Position zu wählen, als untersuchen, regulativ die angenommenen Entscheidungen einzuführen. In diesem Fall wird die Einführung mehr schneller, glatt und qualitativ vorgehen.
  • Extrem begehrenswert ist, die besten Verfahren zur Besatzungsgestaltung anzuwenden, den Projektteilnehmern die Möglichkeit geben, periodisch offline in formaler und informeller Umgebung zu treffen. Solche Vorkehrungen erhöhen bedeutend das Vertrauen, gemeinsames Verständnis und das Ansehen der Besatzungsteilnehmer, die Zusammenarbeit gestaltet sich als mehr offen und transparent.
  • Nutzen Sie aktiv die Applikationen, die für Projektsteuerung entwickelt sind: TBB, Jira, Azure DevOps oder andere. Erlangen Sie von sämtlichen Projektteilnehmern, gründlich und rechtzeitig sämtliche Änderungen ins Trainingssystem einzuführen. Das heißt, solle es nicht einmal wöchentlich vorgehen, sonst, zum Beispiel, regelmäßig vor dem Stand-Up über auftretende Aufgaben oder bei der Umstellung des Mitarbeiters auf andere Aktivität. In diesem Fall werden die Tafel mit Aufgaben, die Ablaufpläne und die Berichte, die die Applikationen zur Projektsteuerung beinhalten, eine Vielfalt der Fragen aufzuheben, mehrmals die Transparenz sämtlicher Prozesse zu steigen und werden den Managern und den Besatzungsteilnehmern ermöglichen, die Situation mit dem Projekt zu jedem Zeitpunkt klarzusehen. Mehr noch wird solcher Weg ermöglichen, die Erreichung der globalen Ziele leichter nachzufolgen, mehr genaue Statistiken über die Besatzung anzusammeln und ihre Geschwindigkeit zu prognostizieren.
  • Nutzen Sie, bitte, die speziellen Fiche der Applikationen, die für Transparenzerhöhung entwickelt sind: Zum Beispiel, kann TTB die Aufgabenprognose und tatsächliche Aufgabenerfüllung in Gantt Chart-Form sowohl für einen separaten Sprint, als auch für ein globales Scope wiederspiegeln. Das wird bedeutend die Transparenz zunehmen, da alle involvierten Mitarbeiter könnten den Projektstatus nicht nur statistisch, sondern dynamisch beurteilen. Solcher Weg ermöglicht zu schätzen, in welchem Grad die tatsächliche Arbeitsgeschwindigkeit der prognostizierten entspricht, eine Hilfe in richtiger Zeit bei Entstehung der Verzögerungen oder Problemen zu leisten und rechtzeitig die erwarteten Fristen und das Sprint-Scope oder der Projektphase zu korrigieren.

Resume

  • Die Kommunikation ist am meisten bei der Umstellung aufs Remote-Arbeitsmodus gestresst.
    • Nutzen Sie die Kommunikationskanäle mit dem maximal weiten Kanal für den Informationsaustausch.
    • Senden Sie die regelmäßigen Nachfolgerungen.
    • Gestalten Sie die zugeordneten Besatzungen aus benachbarten Zeitzonen mit gutem Englisch.
  • Seien Sie mit den Sicherheitsfragen aufmerksam:
    • Der Remote-Zugang solle korrekt, ordentlich und unter Bezugnahme moderner Richtungen und Bedrohungen angesteuert werden.
    • Auf den Ausrüstungen sämtlicher Mitarbeiter sollen moderne Antiwirren-Programme installiert und regelmäßig aktualisiert werden.
    • Die Remote-Arbeiter sollen die Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) unterzeichnen und keinen Zugriff zu den sensibel und wichtigen Daten haben.
  • Die Projektsteuerung solle zur Remote-Arbeit adaptiert werden:
    • Es ist notwendig, die modernen Applikationen für die zugeordnete Projektsteuerung zu nutzen: TBB, Jira, Azure DevOps oder andere.
    • Es ist notwendig, die Rolle des Projektmanagers, der verschiede organisatorische und kommunikative Aktivitäten lösen wird, zu zuordnen. Diese Rolle wird besonders wichtig an der Etappe des Projektstartes.
  • Transparenzsicherung.
    • Erinnern Sie sich an die Option mit der Nutzung der Trassierprogramme auf den Ausrüstungen der Mitarbeiter. Aber lassen Sie sich diese Option möglicherweise vermeiden.
    • Organisieren Sie die regelmäßigen Retrospektiven und nutzen Sie die besseren Verfahren zur Besatzungsgestaltung.
    • Nutzen Sie die modernen Applikationen zur Projektsteuerung, um die Transparenz zu verbessern: TBB, Jira, Azure DevOps oder andere.
    • Erlangen Sie von sämtlichen Projektteilnehmern genaue und termingerechte Änderungen ins Trainingssystem einzuführen.
    • Nutzen Sie die speziellen Möglichkeiten der Applikationen bei der Projektsteuerung, um die besseren Statusbewertungen zu bekommen und die Kontrolle durchzuführen.